Основная цель внедрения в компании системы электронного документооборота — значительное повышение эффективности управленческой деятельности:
- Простая идентификация документов;
- Исключение дублирования документов;
- Эффективный поиск документов при минимуме идентификационной информации;
- Повышение оперативности работы с документами;
- Контроль движения документов на всех этапах документооборота и принятие управленческих решений на основе этих данных;
- Система контроля исполнительской дисциплины.
Исторически в большинстве компаний документооборот ведется без всяких правил и стандартов, документы регистрируются кое-как, в лучшем случае какая-то информация записывается в бумажный реестр, а документы хранятся в картонных папках с бирками. Но с ростом компании, а соответственно и ростом объема документооборота, появляется необходимость в систематизации этого процесса. Все входящие/исходящие документы начинают сканироваться и сохраняться в некоей структурированной системе каталогов на сервере, появляется реестр выданных входящих/исходящих номеров. Но это лишь полумеры, т.к. по ошибке разным документам может быть присвоен один номер, у документов отсутствуют регистрационные атрибуты, по которым эти документы могут быть найдены (описание, отправитель, получатель, номер, дата регистрации, статус документа и т.п.), нет возможности настроить процесс согласования/утверждения документов, низкая защищенность системы от отказов. Повысить эффективность ведения документооборота в компании призваны различные системы электронного документооборота (СЭД).
В чем преимущества электронного документооборота перед бумажным:
- Экономия времени: сотрудники тратят меньше времени на поиск документов. Исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте.
- Регулярно создаются резервные копии базы данных, благодаря чему исключается возможность безвозвратной потери документа, если его случайно или преднамеренно уничтожат или же он просто сгинет в офисном беспорядке.
- Повышение эффективности внутренней работы компании: СЭД позволяют руководителям отслеживать статус документа на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. Кроме того, СЭД позволяет не только оперативно найти запрашиваемый файл, но также и получить информацию о том, кто его создал, кто его редактировал, а так же просмотреть промежуточные версии файла.
- Централизованное управление взаимоотношениями с контрагентами. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы найти все необходимые документы, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и контрагентом.
- Возможность более гибкого графика работы: благодаря современным технологиям в области коммуникаций, сотрудники получают возможность работать удалённо. Сотрудникам больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии документов будут пересылаться из соседнего офиса.
- Повышение отказоустойчивости: центральная база данных позволяет делать резервные копии, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери информации.
- Снижение затрат на логистику документов: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или контрагентами, могут пересылаться в электронном виде.
- Повышение уровня удовлетворённости сотрудников и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовлетворения рабочим процессом.
Наши сотрудники имеют большой опыт внедрения подобных систем в таких компаниях как: Л1 Строительная компания №1, Институт Территориального Развития, ФКУ СевЗапУпрАвтоДор, Институт Географических Информационных Технологий, Институт Проектирования, Экологии и Гигиены.