Основной целью внедрения системы электронного документооборота является повышение эффективности управленческой деятельности:
- простая идентификация документа;
- исключение возможности создания дубликата документа;
- эффективный поиск необходимого документа, даже если имеется минимальная информация по нему;
- повышение оперативности в работе с документацией;
- осуществление контроля за документами на любом этапе документооборота, в том числе принятие управленческих решений;
- специальная система для осуществления контроля исполнительской дисциплины.
Практика и опыт наших специалистов говорят, что в большинстве организаций ведение документооборота осуществляется без каких-либо правил или стандартов. Регистрация документации в системе происходит любым удобным или неудобным способом. Если говорить о лучшем варианте, информация о документе может записываться в бумажный реестр вручную. Хранение самой документации происходит в картонных папках по алфавиту в соответствии с бирками, чтобы сэкономить немного времени на поиске необходимого документа в будущем.
Но если компания продолжает расти и развиваться, то растет и объем документооборота. Соответственно, организация и ее сотрудники остро нуждаются в систематизации этого трудоемкого процесса. Делается это не только ради удобства и практичности, но и в качестве экономии места и времени, которое в свою очередь можно использовать для более важных задач.
Каждый входящий и исходящий документ проходит сканирование, после чего сохраняется в структурированной системе каталогов на специальном сервере. После выполнения данных действий появляется реестр выданных входящих или исходящих номеров в соответствии с документами. Каждому документу в системе присваивается уникальный номер с определенными атрибутами. По ним и происходит непосредственно поиск: отправитель, получатель, номер и дата регистрации, статус документа и тому подобное. Повысить эффективность ведения документооборота в организации призваны системы электронного документооборота.
Основные преимущества электронного документооборота перед бумажным:
- сотрудники станут намного меньше времени тратить на поиск необходимой документации;
- постоянно создаются резервные копии базы данных, что собственно и защищает от безвозвратной потери документа. Даже если документ будет специально уничтожен или потерян, его всегда можно быдет восстановить из резервной копии;
- повышение эффективности внутренней работы компании: СЭД дает возможность руководителям организаций отслеживать статус определенного документа вне зависимости от этапа его согласования и утверждения. Помимо этого, системы электронного документооборота позволяют с высокой скоростью найти необходимый документ, а также получить информацию о его создателе и редакторе. Также присутствует возможность просмотра промежуточной версии документа;
- централизованное управление взаимоотношениями с контрагентами. Будет достаточно щелчка мышки для того, чтобы найти все необходимые документы, которые непосредственно связаны с различными типами взаимоотношений между организацией и контрагентом;
- возможность более гибкого графика работы. С помощью современных технологий в области коммуникаций, сотрудники имеют возможность работать дистанционно. Работникам больше нет необходимости находиться в ожидании появления бумажных копий документов, которые еще долго будут пересылаться из одного офиса в другой;
- повышение отказоустойчивости. Центральная база данных дает возможность создания резервных копий, следовательно, благодаря чему значительно снижается риск случайной, или же умышленной потери необходимой информации в том или ином документе;
- снижение финансовых затрат на логистику документации, поскольку документы будут в электронном виде;
- повышение уровня удовлетворенности сотрудников и руководителей. Оптимизация ежедневных задач дает возможность сотрудникам получать как можно больше удовольствия от рабочего процесса.
Наши сотрудники внедряли системы электронного документооборота в следующих компаниях:
- Л1 Строительная компания №1.
- Институт Территориального Развития.
- ФКУ СевЗапУпрАвтоДор.
- Институт Географических Информационных Технологий.
- Институт Проектирования Экологии и Гигиены.
