Адрес: г. Санкт-Петербург, Малый проспект П.С., д.5
Время работы: ПН-ПТ 9:00 - 18:00
Email:helpdesk@sltns.ru
8 (812) 380-84-24
отправить заявку
/Электронный документооборот в небольшой компании
Электронный документооборот в небольшой компании2018-10-17T16:47:43+00:00

Электронный документооборот в небольшой компании.

В настоящее время все большее количество организаций начинают уходить от бумажных документов и использовать электронный документооборот. Причем размер организации в данном случае не важен, важно стремление руководства компании оптимизировать хранение и поиск документов, а так же автоматизировать выполнение бизнес-процессов.

Каким образом хранятся документы в организации? В любом случае это некий шкаф, где находится архив бумажных документов – писем, доверенностей, договоров, счетов, актов и т.п. Но кроме бумажных документов есть их электронные версии в виде файлов, которые хранятся на сервере компании в более или менее упорядоченном состоянии. Основные минусы такого хранилища:

  • Отсутствие дополнительных атрибутов документа (Контрагент, номер документа, вид документа, дата регистрации, автор и т.п.)
  • Отсутствие возможности поиска по тексту документа и по дополнительным атрибутам. Например, найти входящее письмо от организации N, содержащее фразу «поставка оборудования».
  • Нет возможности маршрутизации документа при построении стандартных процессов согласования и утверждения.

Продолжать можно и дальше, но даже этих трех минусов уже достаточно для того, чтобы задуматься о простейшей системе электронного документооборота (СЭД).

Какие есть варианты? А вариантов достаточно много, причем на любой кошелек. Если количество сотрудников в компании ограничено и нет необходимости во внедрении каких-то сложных процессов, то достаточно простого электронного архива документов, который можно разместить в облачных сервисах, таких как Google Docs, Dropbox, OnlyOffice, Bitrix24. Эти сервисы предоставляют возможность коллективной работы с документами, доступ к документам из любой точки мира, а так же дают гарантию сохранности размещаемых документов.

Если все-таки есть желание разместить электронный архив документов на своем сервере, то можно воспользоваться внедрением минимальных версий таких систем, как DocsVision, Directum или Elma, но надо понимать, что стоимость внедрения подобных систем складывается из стоимости программного обеспечения и стоимости работы специалистов, что в итоге может составить ощутимую сумму.

Но есть гораздо более дешевый вариант СЭД: предоставляемый компанией Майкрософт бесплатный Microsoft Sharepoint Foundation*. Данный пакет программного обеспечения включает в себя как сервер баз данных (бесплатный Microsoft SQL Server Express), так и собственно саму систему электронного документооборота. Это программное обеспечение уже содержит весь необходимый функционал, такой как справочники, расширенные атрибуты документов, сквозной поиск, построение простейших бизнес-процессов. Но самостоятельно внедрить подобную систему достаточно сложно, необходимо либо иметь в штате достаточно квалифицированного (и соответственно высокооплачиваемого сотрудника), либо привлекать стороннюю компанию. Эта компания проведет все необходимые процедуры: аудит (обследование компании с составлением перечня используемых документов, карт процессов, атрибутов документов и т.п.), подготовка к внедрению, собственно внедрение системы и ее дальнейшая поддержка. Причем стоимость подобных работ вполне уложится в бюджет даже небольшой компании и будет гораздо ниже стоимости штатного специалиста.

Что получит компания после перехода на электронный документооборот? Основные бонусы:

1. Существенно сократится время поиска документов всеми сотрудниками компании, а соответственно вырастет производительность труда.

2. Сокращаются риски потери документов/информации, т.к. любая система электронного документооборота включает системы версионности и резервного копирования

3. Упрощение и оптимизация процедуры регистрации документов – каждый документ имеет свой уникальный номер и статус, а контрагенты выбираются из соответствующего справочника.

4. Повышение скорости и прозрачности процессов согласования и утверждения документов – система всегда покажет, на каком этапе согласования образовалась заминка и напомнит участникам процедуры о необходимости своевременного исполнения своих обязанностей, что опять же повысит производительность труда сотрудников.

5. Снижение издержек на документооборот в целом.

Специалисты компании Solution – Комплексные ИТ-решения имеют большой опыт внедрения и поддержки систем электронного документооборота разного уровня сложности в различных компаниях.

* Есть ограничения. Перед внедрением системы необходимо проконсультироваться со специалистами.